Memento

 

Tool 4: Privacyverklaring

 

 

 

1.    Algemeen

 

Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

 

 

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

 

 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

 

 

      je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

 

      verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

 

      vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

 

      passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

 

      geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

 

      op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

 

 

 

 

 

Als Wanndelsportvereniging Wellense Bokkerijders vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

 

 

Wandelsportvereniging Wellense Bokkerijders vzw

 

Steenweg Borgloon 11

 

3830 Wellen

 

Wellensebokkerijders@outlook.com

 

 

 

 

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

 

 

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

 

 

2.    Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

 

Je persoonsgegevens worden door Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw’verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

 

 

  • ·        Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
  • ·        Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • ·        Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding

 

o   Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)

 

o   Sportieve administratie in het kader van de organisatie van onze evenementen (uitvoering overeenkomst)

 

  • ·        Het deelnemen aan competities

 

o   Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)

 

o   Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)

 

  • ·        Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen, zoals algemene vergadering, ledenfeest, helpersfeest,…. (uitvoering overeenkomst)
  • ·        Promotie, PR en communicatie waaronder

 

o   Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

 

o   Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)

 

o   Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

 

 

 

3.    Welke gegevens verwerken we?

 

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

 

       Identificatiegegevens : naam, voornaam

 

       Privé-contactgegevens :  telefoonnummer, e-mail, adres,…

 

       Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer

 

       Rijksregisternummer

 

       Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

 

       Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)

 

       Opleiding en vorming (van leden van de Raad van Bestuur)

 

       Sportieve gegevens (o.a. uitslagen, deelnames aan tochten, …)

 

       Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

 

 

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

 

 

 

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

 

 

4.    Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

 

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

 

       het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (OneDrive)

 

       het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);

 

       het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);

 

       het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

 

       het verzorgen (en verspreiden) van het clubblad, nieuwsbrieven en uitnodigingen.

 

 

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

 

 

 

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 

 

 

5.     Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

 

-         De sportfederatie, zijnde Wandelsport Vlaanderen

 

-         Subsidiërende overheden

 

 

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

 

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

 

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

 

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

 

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

 

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte./ Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.  In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.[GM1] 

 

 

 

6.    Minderjarigen

 

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

 

 

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

 

 

 

7.    Bewaartermijn

 

Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

 

 

 Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan  maximaal 5 jaar na het beëindigen van de samenwerking, zodanig dat we u desgevallend terug kunnen contacteren en een nieuwe samenwerking aan kunnen gaan. [LB2] 

 

 

 

8.    Beveiliging van de gegevens

 

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 

 

 

      Alle personen die namens Wandelsportvereniging Wellense Bokkerijders vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

 

      We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

 

      We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

 

      Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

 

      We testen en evalueren op geregelde tijdstippen  onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

 

      Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

9.    Je rechten omtrent je gegevens

 

 

 

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

 

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

 

 

Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

 

 

 

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

 

 

 

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

 

 

 

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

 

 

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

 

 

 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

 

 

 

10.Klachten

 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

 

 

 

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

 

Drukpersstraat 35

 

1000 Brussel

 

Commission@privacycommission.be

 

 

 

11.Wijzigingen aan onze privacyverklaring

 

Wandelsportvereniging De Wellense Bokkerijders vzw kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.

 


 [GM1]Te checken: one drive

 [LB2]Vul de termijn hier in. Zoals bv. 5 jaar na het laatste gebruik, enz. Argumenteer ook waarom je de gegevens gedurende een bepaalde termijn wenst bij te houden.

 

 

 

 

Nieuwe bestuursleden

Via deze weg willen wij een oproep doen aan alle leden van onze club om mee te werken aan het uitbouwen van onze wandelclub.

We zijn op zoek naar een aantal leden die mee de kar willen trekken. Indien jullie je geroepen voelen laat dan zeker een berichtje na aan de voorzitter of op de contactpagina. Beter nog, kom er met ons over praten tijdens een van onze wandeltochten.

Elkeen is van harte welkom in het bestuur. Elke hulp hebben we nu meer dan ooit nodig.

 

Email-adres

Soms moet er vanuit het bestuur een dringende meededeling gedaan worden aan de leden. Dat kan niet altijd via het clubblad. Daarom zou het gemakkelijk zijn als we van de vele leden die een computer gebruiken en dus een emailadres hebben dit zouden kennen.

Maak je emailadres over aan het bestuur (liefst aan Willy of Mieke) zodat we een lijst kunnen aanleggen.

Het bestuur zal deze adressen enkel gebruiken voor een dringend contact binnen de wandelclub en zal niet doorgegeven worden aan derden.

willy.sauwens2@telenet.be

mieke.troosters@outlook.com

 

 

Nieuwe helpende handen.

Ook nieuwe helpers zijn nodig. Steeds meer oudere helpers vallen weg en dus ontstaat er een te kort aan helpende handen. dit laat zich vooral voelen op de start en vooral in de zaal.

Dus aarzel niet en meld je bij één van de bestuursleden! Alvast reeds bedankt!